Allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB)
für virtuelle Assistenz- und kaufmännische Dienstleistungen

Caroline Martens – Virtuelle Assistenz
Brückstraße 36
46483 Wesel
E-Mail: caroline.martens.pro@gmail.com

§ 1 Geltungsbereich

1.1. Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen gelten für sämtliche Verträge zwischen Caroline Martens, Brückstraße 36, 46483 Wesel, im Folgenden „Auftragnehmerin“, und ihren Kunden, im Folgenden „Kunde“, über die Erbringung von virtuellen Assistenzleistungen, kaufmännischen Dienstleistungen sowie damit verbundenen digitalen und organisatorischen Leistungen.

1.2. Die Leistungen werden grundsätzlich gegenüber Unternehmern, Selbstständigen, Freiberuflern und Verbrauchern erbracht.

1.3. Unternehmer im Sinne dieser AGB ist eine natürliche oder juristische Person oder rechtsfähige Personengesellschaft, die bei Abschluss des Vertrages in Ausübung ihrer gewerblichen oder selbstständigen beruflichen Tätigkeit handelt.

1.4. Verbraucher ist jede natürliche Person, die einen Vertrag zu Zwecken abschließt, die überwiegend weder ihrer gewerblichen noch ihrer selbstständigen beruflichen Tätigkeit zugerechnet werden können.

1.5. Abweichende Geschäftsbedingungen des Kunden gelten nur, wenn die Auftragnehmerin ihrer Geltung ausdrücklich in Textform zugestimmt hat.

§ 2 Gegenstand der Leistungen

2.1. Die Auftragnehmerin erbringt virtuelle Assistenz- und kaufmännische Dienstleistungen ausschließlich im vereinbarten Leistungsumfang.

2.2. Zum möglichen Leistungsangebot gehören insbesondere:

• Büroorganisation und allgemeine administrative Tätigkeiten
• Backoffice-Unterstützung
• E-Mail-Management
• Kalender- und Terminorganisation
• Terminvereinbarung und Koordination
• Recherche und Aufbereitung von Informationen
• Dokumentenerstellung und Dokumentenbearbeitung
• Datenpflege und Datenverwaltung
• Kundenkommunikation nach Vorgabe des Kunden
• organisatorische Unterstützung bei Kundenanfragen
• Rechnungsstellung und administrative Unterstützung im Zusammenhang mit Rechnungen
• vorbereitende organisatorische Tätigkeiten im kaufmännischen Bereich, soweit diese keine erlaubnispflichtigen oder steuerberatenden Tätigkeiten darstellen
• Social-Media-Unterstützung im vereinbarten Umfang
• Projektorganisation und Projektmanagement
• Reiseplanung und organisatorische Reisevorbereitung
• allgemeine Assistenz- und Organisationsleistungen
• weitere kaufmännische und administrative Tätigkeiten nach individueller Vereinbarung.

2.3. Tätigkeiten, die einer besonderen gesetzlichen Erlaubnis bedürfen oder die der Auftragnehmerin gesetzlich nicht gestattet sind, sind nicht Gegenstand des Leistungsangebots. Insbesondere übernimmt die Auftragnehmerin keine Steuerberatung und keine laufende oder abschließende Buchführung.

2.4. Die Auftragnehmerin ist in der Gestaltung ihrer Arbeitsweise grundsätzlich frei. Sie schuldet die vereinbarte Dienstleistung, jedoch keinen bestimmten wirtschaftlichen Erfolg, sofern nicht ausdrücklich etwas anderes vereinbart wurde.

2.5. Die Leistungen werden grundsätzlich vollständig virtuell erbracht. Eine Tätigkeit vor Ort beim Kunden kann auf Anfrage und nach vorheriger individueller Vereinbarung erfolgen. Hierfür können zusätzliche Kosten, insbesondere Fahrtkosten und gegebenenfalls Reisezeit, vereinbart werden.

§ 3 Vertragsschluss und Beauftragung

3.1. Ein Vertrag kommt zustande, sobald der Kunde ein Angebot der Auftragnehmerin ausdrücklich annimmt oder die Auftragnehmerin den Auftrag des Kunden ausdrücklich bestätigt.

3.2. Die konkrete Beauftragung kann insbesondere per E-Mail, über ein digitales Buchungs- oder Vertragssystem oder in Textform erfolgen.

3.3. Inhalt und Umfang des jeweiligen Auftrags ergeben sich aus dem individuellen Angebot, der Auftragsbestätigung, dem gebuchten Paket oder der sonstigen getroffenen Vereinbarung.

3.4. Änderungen oder Erweiterungen des vereinbarten Leistungsumfangs bedürfen der Zustimmung der Auftragnehmerin. Zusätzliche Leistungen werden entsprechend der vereinbarten Vergütung berechnet.

§ 4 Leistungsumfang und Mitwirkungspflichten des Kunden

4.1. Der Kunde verpflichtet sich, der Auftragnehmerin alle für die ordnungsgemäße Durchführung des Auftrags erforderlichen Informationen, Unterlagen, Zugangsdaten, Freigaben und sonstigen Arbeitsmittel rechtzeitig zur Verfügung zu stellen.

4.2. Der Kunde ist dafür verantwortlich, dass die von ihm zur Verfügung gestellten Informationen und Unterlagen vollständig, richtig und rechtmäßig sind.

4.3. Verzögerungen, die dadurch entstehen, dass der Kunde erforderliche Informationen, Unterlagen, Zugänge oder Freigaben nicht rechtzeitig bereitstellt, gehen nicht zulasten der Auftragnehmerin.

4.4. Erforderliche Zugangsdaten sind möglichst über geeignete und sichere Verfahren zu übermitteln. Der Kunde ist dafür verantwortlich, dass die Auftragnehmerin nur auf Systeme und Daten zugreifen kann, für die sie entsprechend berechtigt wurde.

4.5. Der Kunde hat der Auftragnehmerin Änderungen von Zugangsdaten, Berechtigungen, Ansprechpartnern oder sonstigen für die Zusammenarbeit relevanten Umständen unverzüglich mitzuteilen.

4.6. Die Auftragnehmerin ist berechtigt, die Durchführung eines Auftrags zurückzustellen, solange erforderliche Mitwirkungshandlungen des Kunden ausstehen.

§ 5 Arbeitszeiten und Erreichbarkeit

5.1. Die Auftragnehmerin organisiert ihre Arbeitszeit grundsätzlich selbstständig.

5.2. Eine permanente Erreichbarkeit oder eine bestimmte Reaktionszeit wird nicht geschuldet, sofern dies nicht ausdrücklich individuell vereinbart wurde.

5.3. Vereinbarte Bearbeitungs- und Fertigstellungstermine setzen voraus, dass der Kunde sämtliche erforderlichen Informationen und Unterlagen rechtzeitig zur Verfügung stellt.

5.4. Gesetzliche Feiertage, Urlaubszeiten oder sonstige Abwesenheiten der Auftragnehmerin werden dem Kunden bei laufenden Projekten rechtzeitig mitgeteilt, soweit diese für die Leistungserbringung relevant sind.

§ 6 Vergütung

6.1. Die Vergütung erfolgt nach individueller Vereinbarung entweder auf Stundenbasis oder auf Grundlage eines vereinbarten Leistungspakets.

6.2. Bei einer Abrechnung nach Stunden wird die tatsächlich geleistete Arbeitszeit nach dem jeweils vereinbarten Stundensatz berechnet.

6.3. Eine Mindestbuchung von fünf Arbeitsstunden kann vereinbart werden. Sofern ein Auftrag unterhalb dieser Mindestbuchung nicht ausdrücklich angenommen wurde, besteht kein Anspruch auf eine Bearbeitung unterhalb der vereinbarten Mindestbuchung.

6.4. Bei gebuchten Leistungspaketen gelten die im jeweiligen Angebot vereinbarten Leistungen, Stundenkontingente und Preise.

6.5. Leistungen, die über den vereinbarten Umfang eines Pakets hinausgehen, werden nur nach vorheriger Abstimmung erbracht und zusätzlich nach dem vereinbarten Stundensatz berechnet.

6.6. Alle Preise verstehen sich, soweit nicht anders angegeben, zuzüglich der gesetzlichen Umsatzsteuer, sofern diese anfällt.

6.7. Auslagen oder zusätzliche Kosten, die im Zusammenhang mit der Beauftragung entstehen und nicht bereits im vereinbarten Preis enthalten sind, werden dem Kunden nach vorheriger Abstimmung in Rechnung gestellt.

§ 7 Rechnungsstellung und Zahlungsbedingungen

7.1. Rechnungen werden grundsätzlich elektronisch per E-Mail übermittelt, sofern nicht ausdrücklich eine andere Form vereinbart wurde.

7.2. Rechnungen sind innerhalb von drei Werktagen nach Rechnungserhalt ohne Abzug zur Zahlung fällig, sofern auf der jeweiligen Rechnung keine abweichende Zahlungsfrist angegeben ist.

7.3. Maßgeblich für die Rechtzeitigkeit der Zahlung ist der Eingang des vollständigen Rechnungsbetrages auf dem von der Auftragnehmerin angegebenen Konto.

7.4. Gerät der Kunde mit einer Zahlung in Verzug, ist die Auftragnehmerin berechtigt, die gesetzlichen Verzugszinsen und weitere gesetzlich zulässige Verzugskosten geltend zu machen.

7.5. Bei Zahlungsverzug kann die Auftragnehmerin nach Maßgabe der gesetzlichen Vorschriften weitere Leistungen bis zur vollständigen Begleichung fälliger Forderungen zurückstellen oder die Zusammenarbeit aus wichtigem Grund beenden.

7.6. Die Geltendmachung weiterer gesetzlicher Ansprüche wegen Zahlungsverzugs bleibt unberührt.

§ 8 Termine, Absagen und Ausfallhonorar

8.1. Vereinbarte Termine, insbesondere Besprechungen, Videocalls oder sonstige verbindlich reservierte Zeiträume, sind vom Kunden einzuhalten.

8.2. Eine kostenfreie Absage oder Verschiebung eines vereinbarten Termins ist bis spätestens 24 Stunden vor dem vereinbarten Termin möglich.

8.3. Bei einer späteren Absage oder bei Nichterscheinen kann die für den Termin reservierte Arbeitszeit als Ausfallhonorar berechnet werden, soweit die Auftragnehmerin die Zeit nicht anderweitig einsetzen kann.

8.4. Dem Kunden bleibt der Nachweis vorbehalten, dass kein oder ein wesentlich geringerer Schaden bzw. Ausfall entstanden ist.

8.5. Die Auftragnehmerin bleibt berechtigt, einen tatsächlich höheren nachgewiesenen Schaden geltend zu machen, soweit dies gesetzlich zulässig ist.

§ 9 Laufende Zusammenarbeit und Kündigung

9.1. Aufträge können als Einzelauftrag, als zeitlich begrenztes Projekt, als Leistungspaket oder als laufende Zusammenarbeit vereinbart werden.

9.2. Einzelaufträge enden grundsätzlich mit vollständiger Erbringung der vereinbarten Leistung.

9.3. Bei laufenden Verträgen gelten die individuell vereinbarten Kündigungsfristen.

9.4. Wurde keine Kündigungsfrist vereinbart, kann eine laufende Zusammenarbeit mit einer Frist von 14 Tagen zum Ende eines Kalendermonats gekündigt werden.

9.5. Das Recht beider Parteien zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt.

9.6. Ein wichtiger Grund kann insbesondere vorliegen, wenn der Kunde trotz angemessener Fristsetzung mit wesentlichen Zahlungen in Verzug bleibt, erforderliche Mitwirkung dauerhaft verweigert, unzulässige oder rechtswidrige Tätigkeiten verlangt oder das Vertrauensverhältnis nachhaltig gestört ist.

9.7. Bereits erbrachte Leistungen und bis zum Beendigungszeitpunkt angefallene Vergütungsansprüche sind unabhängig von der Beendigung des Vertrags zu bezahlen.

9.8. Nicht verbrauchte Stundenkontingente oder Paketleistungen werden bei vorzeitiger Beendigung nur insoweit erstattet, als dies ausdrücklich vereinbart oder gesetzlich vorgeschrieben ist.

§ 10 Vertraulichkeit

10.1. Die Auftragnehmerin verpflichtet sich, sämtliche ihr im Rahmen der Zusammenarbeit bekannt werdenden vertraulichen Informationen des Kunden vertraulich zu behandeln.

10.2. Als vertrauliche Informationen gelten insbesondere Geschäfts- und Betriebsgeheimnisse, Kundendaten, interne Abläufe, Zugangsdaten, Vertragsunterlagen, finanzielle Informationen, strategische Informationen sowie sonstige Informationen, die erkennbar vertraulich sind.

10.3. Die Vertraulichkeitspflicht gilt auch nach Beendigung der Zusammenarbeit fort.

10.4. Die Vertraulichkeitspflicht gilt nicht für Informationen, die bereits öffentlich bekannt waren, ohne Verletzung einer Vertraulichkeitspflicht öffentlich bekannt werden oder aufgrund gesetzlicher Verpflichtungen offengelegt werden müssen.

10.5. Zugangsdaten und sonstige vertrauliche Informationen werden ausschließlich zur Erfüllung des jeweiligen Auftrags verwendet.

§ 11 Datenschutz

11.1. Die Parteien beachten die jeweils geltenden datenschutzrechtlichen Vorschriften, insbesondere die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG).

11.2. Soweit die Auftragnehmerin im Rahmen der Tätigkeit personenbezogene Daten im Auftrag des Kunden verarbeitet und die gesetzlichen Voraussetzungen einer Auftragsverarbeitung vorliegen, schließen die Parteien vor Beginn der entsprechenden Verarbeitung eine gesonderte Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO.

11.3. Weitere Informationen zur Verarbeitung personenbezogener Daten durch die Auftragnehmerin ergeben sich aus der Datenschutzerklärung auf der Website.

§ 12 Arbeitsergebnisse und Nutzungsrechte

12.1. Soweit im Rahmen der Zusammenarbeit Dokumente, Texte, Vorlagen, Präsentationen, organisatorische Unterlagen oder sonstige Arbeitsergebnisse erstellt werden, erhält der Kunde nach vollständiger Zahlung der vereinbarten Vergütung die für den vereinbarten Vertragszweck erforderlichen Nutzungsrechte.

12.2. Eine weitergehende Nutzung, insbesondere eine Weitergabe oder kommerzielle Verwertung über den vereinbarten Zweck hinaus, bedarf einer gesonderten Vereinbarung, soweit Rechte Dritter oder gesetzliche Schutzrechte betroffen sind.

12.3. Die Auftragnehmerin bleibt berechtigt, allgemeines Know-how, Methoden, Arbeitsweisen und nicht kundenspezifische Vorlagen weiterhin zu verwenden.

12.4. Gesetzlich geschützte Rechte Dritter, insbesondere Urheber-, Marken- oder Lizenzrechte, bleiben unberührt.

§ 13 Haftung

13.1. Die Auftragnehmerin haftet für Schäden des Kunden nach den gesetzlichen Vorschriften, soweit in diesen AGB nichts wirksam Abweichendes vereinbart wurde.

13.2. Die Auftragnehmerin haftet unbeschränkt für Schäden, die auf vorsätzlichem oder grob fahrlässigem Verhalten beruhen, sowie für Schäden aus der Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit.

13.3. Bei leicht fahrlässiger Verletzung wesentlicher Vertragspflichten haftet die Auftragnehmerin nur für den vertragstypischen, vorhersehbaren Schaden.

13.4. Im Übrigen ist die Haftung für leicht fahrlässig verursachte Schäden ausgeschlossen, soweit dies gesetzlich zulässig ist.

13.5. Die Auftragnehmerin übernimmt keine Garantie für einen bestimmten wirtschaftlichen Erfolg, Umsatz, Gewinn, eine bestimmte Reichweite oder sonstige wirtschaftliche Entwicklung des Kunden, sofern dies nicht ausdrücklich schriftlich zugesichert wurde.

13.6. Für Verzögerungen oder Schäden, die darauf beruhen, dass der Kunde erforderliche Informationen, Unterlagen, Zugänge, Freigaben oder sonstige Mitwirkungshandlungen nicht rechtzeitig oder nicht vollständig zur Verfügung stellt, haftet die Auftragnehmerin nicht, soweit sie die Verzögerung oder den Schaden nicht zu vertreten hat.

13.7. Die gesetzlichen Haftungsregelungen bleiben im Übrigen unberührt.

§ 14 Verantwortung des Kunden für Inhalte und Freigaben

14.1. Der Kunde bleibt für die von ihm bereitgestellten Inhalte, Daten, Texte, Bilder, Dokumente und sonstigen Informationen verantwortlich.

14.2. Der Kunde stellt sicher, dass die von ihm zur Verfügung gestellten Inhalte rechtmäßig verwendet werden dürfen und keine Rechte Dritter verletzen.

14.3. Soweit Arbeitsergebnisse vor ihrer Verwendung einer Prüfung oder Freigabe durch den Kunden bedürfen, ist der Kunde für die inhaltliche und rechtliche Prüfung verantwortlich.

14.4. Die Auftragnehmerin ist nicht verpflichtet, vom Kunden bereitgestellte Inhalte auf ihre rechtliche Zulässigkeit zu prüfen, sofern eine solche Prüfung nicht ausdrücklich als Leistung vereinbart wurde.

§ 15 Einsatz von Drittanbietern und technischen Diensten

15.1. Zur Erbringung ihrer Leistungen kann die Auftragnehmerin branchenübliche digitale Werkzeuge und Dienste einsetzen, beispielsweise Kommunikations-, Projektmanagement-, Cloud-, Office- oder sonstige Softwarelösungen.

15.2. Soweit für die Leistungserbringung externe Dienste erforderlich sind, kann deren Verfügbarkeit nicht garantiert werden.

15.3. Für Ausfälle oder technische Störungen externer Anbieter haftet die Auftragnehmerin nur, soweit sie diese zu vertreten hat.

§ 16 Höhere Gewalt

16.1. Ereignisse außerhalb des Einflussbereichs der Auftragnehmerin, die eine Leistungserbringung wesentlich erschweren oder vorübergehend unmöglich machen, gelten als Fälle höherer Gewalt.

16.2. Hierzu können insbesondere erhebliche technische Störungen, Ausfälle von Kommunikations- oder Internetdiensten, Naturereignisse, behördliche Maßnahmen oder sonstige unvorhersehbare Ereignisse gehören.

16.3. Die Parteien werden sich in einem solchen Fall unverzüglich über die Auswirkungen auf die vereinbarten Leistungen informieren und nach Möglichkeit eine angemessene alternative Lösung vereinbaren.

§ 17 Widerrufsrecht für Verbraucher

17.1. Soweit ein Kunde Verbraucher ist und ein gesetzliches Widerrufsrecht besteht, gelten die gesetzlichen Vorschriften zum Widerrufsrecht.

17.2. Die gesonderte Widerrufsbelehrung einschließlich Muster-Widerrufsformular wird dem Verbraucher vor bzw. spätestens bei Vertragsschluss in der gesetzlich vorgeschriebenen Form zur Verfügung gestellt.

17.3. Verlangt der Verbraucher ausdrücklich, dass die Dienstleistung bereits vor Ablauf der gesetzlichen Widerrufsfrist beginnen soll, wird er vor Beginn der Leistungserbringung über die gesetzlichen Voraussetzungen und Folgen informiert.

17.4. Das Widerrufsrecht erlischt nicht allein dadurch, dass eine Dienstleistung begonnen wurde. Ein vorzeitiges Erlöschen kommt nur unter den gesetzlich vorgesehenen Voraussetzungen in Betracht.

§ 18 Aufrechnung und Zurückbehaltungsrechte

18.1. Der Kunde ist zur Aufrechnung nur berechtigt, soweit seine Gegenansprüche unbestritten, rechtskräftig festgestellt oder entscheidungsreif sind.

18.2. Die gesetzlichen Rechte des Kunden zur Aufrechnung und zur Geltendmachung von Zurückbehaltungsrechten bleiben im Übrigen unberührt.

§ 19 Änderungen der AGB

19.1. Änderungen dieser AGB werden dem Kunden in Textform mitgeteilt.

19.2. Änderungen für bereits geschlossene Verträge werden nur wirksam, soweit dies gesetzlich zulässig ist und der Kunde den Änderungen wirksam zustimmt oder eine andere gesetzlich zulässige Änderungsmöglichkeit besteht.

19.3. Für neue Aufträge können jeweils die zum Zeitpunkt des Vertragsschlusses geltenden AGB vereinbart werden.

§ 20 Anwendbares Recht

20.1. Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland.

20.2. Gegenüber Verbrauchern gilt diese Rechtswahl nur insoweit, als dadurch nicht der Schutz entzogen wird, der durch zwingende Bestimmungen des Rechts des Staates gewährt wird, in dem der Verbraucher seinen gewöhnlichen Aufenthalt hat.

§ 21 Gerichtsstand

21.1. Ist der Kunde Kaufmann, eine juristische Person des öffentlichen Rechts oder ein öffentlich-rechtliches Sondervermögen, ist – soweit gesetzlich zulässig – Gerichtsstand für sämtliche Streitigkeiten aus oder im Zusammenhang mit dem Vertragsverhältnis der Sitz der Auftragnehmerin.

21.2. Gegenüber Verbrauchern gelten die gesetzlichen Gerichtsstandsregelungen.

§ 22 Schlussbestimmungen

22.1. Sollten einzelne Bestimmungen dieser AGB ganz oder teilweise unwirksam oder undurchführbar sein oder werden, bleibt die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen unberührt.

22.2. An die Stelle einer unwirksamen oder undurchführbaren Bestimmung treten die gesetzlichen Vorschriften.

22.3. Individuelle Vereinbarungen zwischen der Auftragnehmerin und dem Kunden haben Vorrang vor diesen AGB.

Stand: August 2026

Caroline Martens – Virtuelle Assistenz
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